Az EDI szolgáltatás elsősorban egy szabványos elektronikus dokumentumkezelési automatizmus. Ez az automatizmus viszont nem egy hálózati protokollban valósul meg, hanem a felett, alkalmazás szinten. Az alkalmazási szint alkalmazásainak inkább nyelve az EDI mintsem hálózati protokollja. A nyelv a dokumentumok adatcseréjére vonatkozik, amit az ügyviteli alkalmazások kezdeményeznek. (például megrendelések indítása, számlák kiállítása, szállítmányozási dokumentumok kiállítása bevitele, gyártási raktározási dokumentumok kezelése stb.) Az EDI szolgáltatás ezért nem függ alapvetően az infokommunikációs szabványoktól, mert azokon fut, mint a dokumentumkezelés szabványos nyelve. Az EDI-t betárcsázásos telefonvonalakon és a legmodernebb internet protokollokon is használni lehet.
Az EDI szabványa, inkább hasonlít egy valódi nyelv grammatikájára, mint egy technológiai protokoll szabványára. Az EDI szolgáltatás szabványosítás több szintű és rekurzív (a szintek egymásba ágyazódnak). A nyelvtani szabályokhoz hasonlóan a „mondani való” több szint rekurzív elemeiből áll össze, mint például: betű – kód, szó – adatelem, mondatrész - összetett adatelem, mondat – szegment, mondanivaló – üzenet, mondanivalók cseréje (kommunikációja) - EDI forgatókönyv. A mondanivaló a dokumentum tartalma, ami egy üzenetet jelent. A dokumentumok tartalma egymásra épülhet (például egy számla tartalma, a megrendelés és szállítólevél tartalmára.) A dokumentumok cseréje egy „ügyviteli logikát” testesít meg az ügyviteli rendszerek között, aminek üzenetei úgynevezett üzenet forgatókönyvet (Message Scenario-t) alkotnak, ami azt jelenti, hogy két fél elektronikus ügyviteli kapcsolatában milyen dokumentumok kerülnek cserére. A rekurziók a begyázódási szinteken többszörösen ismétlődhetnek, ciklusokat alkothatnak. Egy szegment például többször is ismétlődhet az üzenet adott helyén.
Az EDI szolgáltatás szabvány másik jelentős tulajdonsága hogy a szabványosítások a dokumentumban használható összes adatelem (super-set) által alkotott struktúrára jöttek létre. A gyakorlatban az összes szóba jöhető adatnak csak egy részét (sub-set) használjuk egy adott dokumentumban, de annak ”helye” a super-set struktúra szabványa miatt „adott”. A kimaradó adatelemek nem változtatják meg az üzenet szabványos struktúráját. A szabványosítás a gyakorlatban úgy alakult ki, hogy a szabványosítók áttekintették, hogy egy dokumentumban egyáltalán milyen adatok fordulhatnak elő, milyen üzenetszerveződési szinteken. Ennek alapján jött létre az adatok super-setje, aminek adatai előre szabványosított rekurziv struktúrába szervezhetők voltak. A konkrét EDI kapcsolatokban általában a super-set adatok részhalmazát használják, az adatok sub-setjét. Viszont a sub-set adatok helye az üzenetstruktúra szabványában előre definiált. Így nem kell az üzenetstruktúrákat egyeztetni (mint például az XML esetében a sémákat), hanem csak a részhalmaz, a sub-set adattartalmát kell egyeztetni. Az ez irányú adategyeztetés dokumentumai is szabványosak, amik az úgynevezett Message Implementation Guideline-okban röviden MIG-ekben, magyarul üzenetmegvalósítási kézikönyvekben történik. A gyártók vagy vevők ebben a dokumentumban juttatják beszállítóik tudtára, hogy EDI-ben egy adott üzenet dokumentum esetében milyen adatokat kívánnak használni.
Az elektronikus ügyvitelek különféle cégekhez, szervezetekhez tartoznak egy adott EDI körben (például egy nagy vevő beszállítói láncában). A cégeknek természetesen más és más ügyviteli rendszerük van, amik más és más file és dokumentum formátumot használnak. Az EDI konverter a fent leírt EDI szabványosság szerint a különféle file és dokumentum formátumokat „közös nevezőre” hozza. Ez a közös nevezőre hozás jelenti az EDI üzenetet, aminek különféle EDI szabványa lehet (például EDIFACT, VDA, X.12). Egy adott EDI felhasználói kör általában egy EDI szabványt használ, de ha nem, az sem probléma, mert az EDI konverter a szabványok között is fordítani tud. A különféle ügyvitelek a cserélt dokumentumok adattartalmait így számukra érthető módon forgalmazzák, ami lehetővé teszi, hogy azokat automatikusan küldjék-fogadják és feldolgozzák. Ez az automatizmus az EDI lényege. Az EDI, a különféle szervezetek különféle ügyviteli rendszerét szabványos elektronikus üzenetkezelési automatizmusaival egymáshoz integrálja.
Általános tapasztalat, hogy az EDI szolgáltatást használó beszállítók forgalma fellendül az EDI szolgáltatás bevezetésével. Ez abból adódik, hogy az EDI szolgáltatást használó beszállítókkal, az automatizmusok miatt, a vevő hatékonyabban tud egyeztetni, ami megéri neki, hogy vele dolgozzon. Ennek a jelenségnek a másik oldalán pedig az áll, hogy főleg gyártói rendszerekben hosszútávon, nem is lehet valaki beszállító EDI szolgáltatás nélkül. Az EDI szolgáltatás beszállítási kritériummá válik.
Összességében a „MI AZ EDI?” kérdésre a válasz eléggé összetett és nem lehet „egyszerű technológiai” válasszal megválaszolni. A válasz inkább egy pozitív kifejletet írhat le, amit az EDI használata okozhat:
Az EDI szolgáltatás egy szabványos dokumentum leíró kommunikációs nyelv, ami az ügyviteli rendszerek dokumentum cseréjét szabványosan automatizálja. Ezzel az automatizmussal a különféle ügyviteleket használó szervezetek együttműködését hatékonyabbá teszi. A megnövekedett hatékonyság a vevő és a beszállító forgalmát és a beszállító, beszállítói pozícióját növeli. Ezért érdemes EDI szolgáltatást használni. Aki nem használ EDI szolgáltatást, az elveti az együttműködési automatizmusok hatékonyságából adódó előnyöket. A nagy vevőnek az eladással lesznek gondjai, a beszállító pedig hosszútávon kiszorul a beszállítói körből.
